企业应如何做好HSE管理体系内部审核过程中会议的沟通交流？

HSE管理体系内部审核与其他审核方式一样，也需要借助各种会议来完成受审核方与审核组成员之间的交流与沟通。因此，在此过程中，每次会议的召开都显得尤为重要，尤其是首次会议、审核组内部会议与末次会议。

1、首次会议决定了HSE管理体系审核的方向

首次会议是HSE管理体系现场审核的序幕，首次会议的召开表明现场审核的正式开始，是介绍审核过程的第一次会议，首次会议应包括以下内容：

（1）向受审核部门介绍审核组成员；

（2）评审审核范围、目的和计划，共同认可审核进度表；

（3）简要介绍审核中采用的方法和程序；

（4）在审核组和受审核部门之间建立正式联络渠道；

（5）确认已具备审核组所需的资源与设备；

（6）确认末次会议的日期和时间；

（7）审查审核组工作开展中的现场安全条件和应急程序。这些也是审核组长应在首次会议发言的主要内容。

内部审核的首次会议无论在内容和召开形式上都可适当简化。受审核方的领导、受审部门人员及陪同人中应参加首次会议。如领导不能亲自参加，必须指定代表参加。

2、审核组内部会议可优化各自的HSE管理体系审核方法

在对受审核方的现场审核基本完成后，审核小组应召开内部会议，小组成员互相交流以下情况：审核了哪些部门、人员，采用了什么样的审核方法，受审核方做得怎么样，对发现的问题准备如何判断不符合状态等。其他成员对该审核员的不足之处进行修正，如：审核是否到位、审核方法是否正确、判断是否准确等。必要时，审核组应对缺漏的项目补充审核。审核组内部会议为内审员之间互相学习提供了良好的途径，也是审核组长把握审核方向和审核进程的重要渠道。同时，内部会议有利于审核组系统了解受审核方的优劣，讨论对受审核方的审核结论，使其尽可能地符合受审核方的实际。审核组长应当营造和协调内部会议的气氛，确保审核员能够畅所欲言，在交流中得到学习和提高。

3、末次会议决定了HSE管理体系内部审核的完美收官

在现场审核即收集证据及做出审核发现之后和编写审核报告之前，审核员应与企业的管理者和受审部门的负责人员举行末次会议，其主要目的是向受审核部门介绍审核发现，能使他们清楚地理解和认识审核发现的事实根据，并且制定必要的纠正与预防措施，以实现内审的持续改进。在总结会议上应当注意以下几个问题：

（1）审核组长对企业的HSE管理体系实施的有效性做出基本评价，提出体系运行的薄弱环节和不符合要点。

（2）审核组长应说明审核是一种抽样活动，带有一定的风险性和局限性；发现不符合项的部门未必是惟一的存在不符合的部门，其他存在不符合项的地方也可能未被查到，要求受审核方举一反三，改进HSE管理体系。但审核组应力求使审核结果公正、客观和准确。

（3）在各审核小组提供的材料当中，有无出现相同的问题，各个问题有何联系，以发现一些在体系中共性的问题，以及接口中存在的问题。

（4）在末次会议上企业的领导可就审核结论和纠正措施要求和作简短表态，适当说明今后的打算。

（5）内审中的人员、行程、时间、工作分配是否合适，以便在下一次审核中做出调整：审核员的素质达到了怎样的层次，各个审核员的特点、特长如何，以便考虑审核人员的组合和必要的培训。

通常，在HSE管理体系内部审核过程中，审核人员会根据审核需要组织各种大大小小的会议，这些会议由于目的不同，参与的人员也会不一样。因此，为了达成每次会议的目的，审核组通常需要在会议开始前进行精心的组织与策划，确保会议有效开展。