如何编写hse管理体系文件？

hse管理体系文件主要由管理手册、程序文件、作业文件3部分组成，其中管理手册是对hse管理体系的全面描述，是全部文件体系的“索引”；程序文件是完成hse管理体系的方法系统；作业文件则是程序文件的支持性文件。在编写时，企业可采取自上而下、自下而上或从程序文件开始的编写方式，3部分文件主要编制方法如下：

1、hse管理手册编写

hse管理手册对hse管理体系的建立与运行有着特殊的意义，其在深度和广度上可以不同，这主要取决于企业的性质、规划、技术要求及人员素质。对于中、小型企业，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数企业为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。在编写hse管理手册时应注意：应写清楚承诺、方针和目标；手册要强调宣传性，便于公众接受，不侧重于操作性；力求简明，把主要控制环节描述清楚即可，不必写得太冗长。

2、hse程序文件编写

在书面或文件化的程序中，通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做；何时、何地以及如何做；应采用什么材料、设备和文件；如何对活动进行控制和记录。其内容是描述实施hse管理体系要素所涉及到的各职能部门的活动。

编写hse程序文件时，应注意程序文件是对那些产生健康、安全与环境影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。每一个记录支持性文件程序文件都应包含hse管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部门，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由企业自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性细节，细节通常在作业指导书中规定。程序文件的有效实施才能体现hse管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于企业任务的复杂性、采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的程序。程序文件实质是企业管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件就有可操作性和可检查性。一般情况下，程序文件编写可参照5W1H原则，即：What(做什么)，Who(谁做，谁检查评价)，Where(在哪里做)，When(什么时候做)，Why(为什么做)，How(怎么做，依据什么，用什么方法)。

3、hse管理作业文件编写

作业文件的作用和要求：作业文件是程序文件的支持性文件，一个程序文件可分解成几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不再编制作业文件；作业文件必须与采用要素的程序相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不能脱离程序另搞一套作业文件；国家、行业、企业的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“在用标准目录”中体现。在作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录。作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。

在hse管理体系文件编制过程中，企业还需要充分考虑到体系文件的系统性、法规性、协调性和见证性，以企业实际情况为基础，将hse管理体系与其他体系文件有效结合或建立单独的hse体系文件。