【一】如何进行HSE管理体系文件的管理？

一般，HSE管理体系文件管理的内容主要包括：文件控制管理，文件公布发放，文件更改，文件保管，文件回收、作废、销毁、保留、归档，与HSE有关的外来文件，记录格式的设计、更改、标识、作废等7部分内容。今天天泰志远首先为大家介绍前4项的内容。

一、文件控制管理

1、HSE管理手册、程序文件、作业文件可通过企业网页，局域网、邮件公布，各部门进行网上查阅、更新，原则上不作文本发放。

2、如必须进行文本发放，由文件编制单位确定，并按以下要求管理：

（1）文件分为受控和非受控两类。受控文件必须加盖“受控”印章，非受控文件加盖“非受控”印章；

（2）受控文件的编制、审批、发放、更改、回收、保留、借阅、销毁等要作跟踪管理；

（3）受控文件不得复印，非受控文件不需要跟踪管理；

（4）HSE管理手册用作对外宣传时，为非受控文件，厂内部使用时，必须加盖“受控”印章，列入受控范围；

（5）程序文件为受控文件；

（6）管理作业文件不以行政文件方式管理时，按照受控文件进行管理。

二、文件公布发放

1、HSE管理手册和程序文件的发放由安全总监办负责，各专业主管负责本专业主管业务文件的发放。

2、各专业主管发放文件，原则上通过企业综合办、网页、邮件进行发布，各部门自行查阅。

3、如须进行文本发放，由文件编制部门或岗位确定，并按以下要求管理：

（1）受控文件发放前，发放部门、岗位应确定文件受控号，单位在《文件更改、销毁发放单》上签收，领取文件。

（2）安全总监办备案文件并将文件列入《受控文件清单》。

（3）当上述文本文件需要补发时，由部门、岗位负责在原文件清单中顺序编号后补发，申请补发科室签字领取。

三、文件更改

1、文件的变更

（1）更改申请由文件更改人填写《文件更改、销毁申请单》，经审批后交原发放科室执行更改。

（2）更改审批由原文件的审批部门、岗位进行；若指定其它部门、岗位审批时，该部门、岗位应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其它)。

（3）纠正和预防措施、管理评审、内部审核涉及的文件更改由各相关部门、岗位填写《文件更改、销毁申请单》，经科室负责人审批后发放，报安全总监办备案。

（4）文件的变更，在实施以上审批手续后，应在网络上、邮件下发通知，对变更的内容和变更的要求加以说明，确保网络、邮件发布和使用人员的文件得到变更。

2、文件更改审定和批准按照程序执行。

3、更改批准后，按照要求变更文件发布和下发。

4、企业内外环境发生重大变化或文件有重大变化时应予以换版，新文件的编制、审批、编号、发放等根据本程序前述相关规定。

四、文件保管

1、HSE管理体系文件原则上采用电子文档形式。

2、各部门、岗位应适时整理在用的规章制度，确保制度的有效性，更新《受控文件清单》，并及时报安全总监办，由安全总监办及时维护厂主页规章制度系统。

3、如必须采用文本发放的形式，文件保管按照以下要求进行：

（1）各部门的文件应由专（兼）职人员负责管理，其中受控文件应建立《受控文件清单》。

（2）文件管理人员应及时根据收发文情况对《受控文件清单》进行更新，并记录文件的使用情况。

（3）应确保文件妥善保管，防止文件的丢失、受损，同时便于文件的查阅。

（4）如需借阅或查阅文件，填写《文件借阅登记台帐》，以便于追索文件。

4、各部门文件管理人员应对电子文档进行备份处理，防止网络系统故障时丢失。

在HSE管理体系应用过程中，许多企业由于管理不当，常常导致HSE体系文件重复、丢失，不全或文件混乱，严重影响HSE管理体系的运行效果，因此，为了防范这类现象发生，企业需要严格各项HSE体系文件的管理制度，抓好文件运行的每个环节。